Les documents d’archives sont une précieuse source d’information lorsque l’on a une entreprise. Mais ils peuvent aussi être une charge pour les entreprises car elles doivent les stocker, les entretenir et les conserver.
La destruction d’archives est un terme qui fait référence à la pratique consistant à détruire des informations afin d’empêcher qu’elles ne soient utilisées par les autres. Mais c’est aussi nécessaire pour ne garder au delà du délai légal, de nombreux papiers.
Le principal problème des documents d’archives est qu’ils ne peuvent pas être facilement mis à jour ou modifiés.
Par exemple, si vous souhaitez modifier un mot dans un document archivé et que vous ne pouvez pas physiquement revenir en arrière et le modifier, vous devez soit trouver quelqu’un qui possède le document original, soit recréer le tout à partir de zéro.
A lire dans cet article
Que ce qu’une archive administrative ?
Une archive administrative est un système de fichiers utilisé par une organisation pour stocker et gérer ses documents. Il fournit un emplacement unique pour tous les types de documents de l’entreprise, tels que les contrats, les bons de commande et les factures.
Les archives administratives sont généralement stockées sur un serveur réseau ou sur un périphérique de stockage externe tel qu’une clé USB.
Ils peuvent également être stockés dans le cloud ou sur site dans un réseau local.
Quel est le délai de conservation des papiers d’entreprise ?
La conservation de nombreux éléments administratifs est une obligation légale. Pour une entreprise (quelque soit le statut de votre entreprise) il existe une durée minimum durant lequel vous ne pouvez éliminer de nombreux documents.
Vous devez garder pendant 5 ans les dossiers et documentes bancaires, mais aussi, pour la même durée, les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale.
Les factures de vos clients et de vos fournisseurs, doivent être conservées pendant 10 ans. Cette conservation peut prendre beaucoup de place mais elle est obligatoire. Pensez donc à prévoir un petit (ou grand) espace pour tous ces documents.
Il faut avoir tous ces dossiers, qui peuvent être demandés dans le cadre d’un contrôle administratif. Attention donc à l’élimination précoce d’un document confidentiel.
Bon à savoir : il existe des services pour vous aider dans l’archivage de tous vos dossiers et documents. Sous forme numérique, vous garder une copie de vos dossiers et de vos informations. Un tel service est facturé quelques dizaines d’euros par mois. C’est un service qui peut rendre de nombreux services dans une meilleure gestion de vos données.
Pourquoi garder les archives administrative ?
L’archive administrative est un outil qui permet à l’organisation de conserver, d’accéder et de partager ses archives.
Les archives administratives sont utiles car elles permettent aux organisations de conserver leurs archives en toute sécurité et accessibles. Ils aident également l’organisation en termes de conformité aux lois et règlements.
Une archive administrative est une étape fondamentale dans la création d’une archive numérique. Il est important de vous assurer que vous pourrez trouver le contenu dont vous avez besoin rapidement et facilement à l’avenir.
Comment se passe la destruction d’archives administratives ?
Dans certains pays, les archives gouvernementales ne sont pas systématiquement détruites.
La destruction des archives administratives s’effectue de diverses manières :
- les documents sont déchiquetés et les restes sont jetés à la mer;
- les documents sont brûlés ou pulvérisés puis enterrés ou utilisés comme engrais.
L’utilisation des archives administratives fait partie du droit depuis des siècles. Il est apparu au 12ème siècle lorsque la loi anglaise a été codifiée. La loi est toujours en vigueur aujourd’hui, et elle n’est pas seulement utilisée par les gouvernements :
- la destruction physique : qui consiste à déchiqueter des documents et à les détruire en les brûlant;
- le dégât des eaux : qui peut être fait en utilisant de l’eau ou en utilisant des produits chimiques;
- la démagnétisation : qui détruit les données sur les bandes magnétiques ou les disques durs en y faisant passer un énorme courant;
- la désinfection : où les virus sont supprimés des données avant d’être détruits.
Pourquoi détruire d’archive administrative ?
Les archives administratives ne sont pas toujours détruites. Dans certains cas, ils sont conservés à des fins historiques, par exemple lorsque c’est le seul moyen de prouver un cas. Mais il existe de nombreux autres cas où ils devraient être détruits et c’est sur quoi cet article se concentrera.
Les archives administratives se trouvent dans de nombreux endroits et à différents niveaux d’organisation. Ils peuvent être trouvés dans le bureau d’un responsable des ressources humaines, d’une agence gouvernementale ou même dans votre ordinateur portable personnel.
Tous ces lieux peuvent avoir leurs propres raisons de conserver des archives administratives, mais cela ne signifie pas qu’elles doivent toujours rester intactes.
La destruction des archives administratives
Alors que certains soutiennent que cela devrait être fait parce que cela faciliterait le processus d’archivage, d’autres disent qu’il serait irresponsable de détruire tous les documents sans une recherche appropriée.
Au cours des dernières décennies, les organisations ont numérisé leurs archives administratives. Les avantages de la numérisation de ces archives comprennent un coût de stockage et de récupération moindre, ainsi qu’une meilleure préservation des actifs numériques. Vous pouvez donc numériser votre archive administrative avant de le détruire.
Il existe de nombreux cas où les organisations n’ont pas encore numérisé leurs archives, mais sont encore en train de le faire.
Ces organisations sont souvent confrontées au dilemme de savoir quoi faire de leurs anciens documents lorsqu’ils ne peuvent plus être lus ou utilisés par quelqu’un d’autre dans l’organisation.
À qui confier la destruction de vos archives administratives ?
La destruction de vos documents administratifs est une étape importante de la gestion de vos données et de la protection de la vie privée de vos clients et de vos employés. Il est essentiel de trouver une entreprise agrée pour la destruction d’archives administratives, ceci afin de garantir que les documents sont supprimés conformément aux normes de sécurité en vigueur.
Il existe plusieurs options pour la destruction des archives administratives, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.
La destruction interne
Les entreprises peuvent choisir de supprimer leurs archives administratives elles-mêmes en utilisant des machines de destruction de documents. Cela peut être une option pratique et économique pour les petites entreprises, mais cela peut également être une tâche chronophage et risquée pour les grandes entreprises.
En outre, cette méthode ne permet pas toujours de s’assurer que les documents sont détruits comme il se doit.
La destruction par une entreprise spécialisée
Les entreprises spécialisées dans la destruction de documents proposent des services de destruction de documents confidentiels. Ces dernières collectent les documents auprès de l’entreprise et les détruisent conformément aux normes de sécurité en vigueur, plus de détails sur ce site.
Cette option est généralement plus sûre et plus efficace que la destruction interne, mais peut être plus coûteuse.
La destruction en ligne
Il est possible de détruire des archives administratives en ligne en utilisant des services de destruction de documents en ligne. Cette option peut être pratique pour les entreprises qui ont des documents numériques à détruire, mais il est important de s’assurer que les documents sont supprimés dans le respect des normes de sécurité en vigueur.
Quels critères prendre en compte lors du choix d’une entreprise de destruction d’archives administratives ?
Lors du choix d’une entreprise pour la destruction de vos archives administratives, il est important de prendre en compte un certain nombre de facteurs clés.
La sécurité
Il est essentiel de choisir une entreprise qui dispose de mesures de sécurité robustes pour s’assurer que vos documents sont détruits en toute sécurité.
La conformité réglementaire
L’entreprise choisie pour la destruction de vos documents administratifs doit être en mesure de garantir que les documents sont supprimés conformément aux normes de sécurité les plus strictes.
La flexibilité
Il est important de choisir une entreprise qui peut s’adapter à vos besoins spécifiques en matière de destruction de documents.
L’expérience
Choisir une entreprise qui dispose d’une expérience significative dans la destruction de documents confidentiels est un critère important à considérer lorsque vous déléguez cette mission.
La responsabilité environnementale
Assurez-vous que l’entreprise choisie pour la destruction de vos archives administratives est respectueuse de l’environnement et dispose de pratiques de destruction en phase avec la protection des ressources de la planète.
En conclusion, la destruction des archives administratives est une tâche importante qui doit être effectuée avec soin et professionnalisme. En impliquant une entreprise spécialisée dans la destruction de documents, vous pouvez être assuré que ces derniers seront détruits en toute sécurité et conformément aux normes de sécurité en vigueur.
