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La destruction d’archives administratives

Les documents d’archives sont une précieuse source d’information lorsque l’on a une entreprise. Mais ils peuvent aussi être une charge pour les entreprises car elles doivent les stocker, les entretenir et les conserver.

La destruction d’archives est un terme qui fait référence à la pratique consistant à détruire des informations afin d’empêcher qu’elles ne soient utilisées par les autres. Mais c’est aussi nécessaire pour ne garder au delà du délai légal, de nombreux papiers.

Le principal problème des documents d’archives est qu’ils ne peuvent pas être facilement mis à jour ou modifiés.

Par exemple, si vous souhaitez modifier un mot dans un document archivé et que vous ne pouvez pas physiquement revenir en arrière et le modifier, vous devez soit trouver quelqu’un qui possède le document original, soit recréer le tout à partir de zéro.

Que ce qu’une archive administrative ?

Une archive administrative est un système de fichiers utilisé par une organisation pour stocker et gérer ses documents. Il fournit un emplacement unique pour tous les types de documents de l’entreprise, tels que les contrats, les bons de commande et les factures.

Les archives administratives sont généralement stockées sur un serveur réseau ou sur un périphérique de stockage externe tel qu’une clé USB.

Ils peuvent également être stockés dans le cloud ou sur site dans un réseau local.

Quel est le délai de conservation des papiers d’entreprise ?

La conservation de nombreux éléments administratifs est une obligation légale. Pour une entreprise (quelque soit le statut de votre entreprise) il existe une durée minimum durant lequel vous ne pouvez éliminer de nombreux documents.

Vous devez garder pendant 5 ans les dossiers et documentes bancaires, mais aussi, pour la même durée, les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale.

Les factures de vos clients et de vos fournisseurs, doivent être conservées pendant 10 ans. Cette conservation peut prendre beaucoup de place mais elle est obligatoire. Pensez donc à prévoir un petit (ou grand) espace pour tous ces documents.

Il faut avoir tous ces dossiers, qui peuvent être demandés dans le cadre d’un contrôle administratif. Attention donc à l’élimination précoce d’un document confidentiel.

Bon à savoir : il existe des services pour vous aider dans l’archivage de tous vos dossiers et documents. Sous forme numérique, vous garder une copie de vos dossiers et de vos informations. Un tel service est facturé quelques dizaines d’euros par mois. C’est un service qui peut rendre de nombreux services dans une meilleure gestion de vos données.

Pourquoi garder les archives administrative ?

que faire des documents de votre entreprise ?

L’archive administrative est un outil qui permet à l’organisation de conserver, d’accéder et de partager ses archives.

Les archives administratives sont utiles car elles permettent aux organisations de conserver leurs archives en toute sécurité et accessibles. Ils aident également l’organisation en termes de conformité aux lois et règlements.

Une archive administrative est une étape fondamentale dans la création d’une archive numérique. Il est important de vous assurer que vous pourrez trouver le contenu dont vous avez besoin rapidement et facilement à l’avenir.

Comment se passe la destruction d’archives administratives ?

Dans certains pays, les archives gouvernementales ne sont pas systématiquement détruites.

La destruction des archives administratives s’effectue de diverses manières :

  • les documents sont déchiquetés et les restes sont jetés à la mer;
  • les documents sont brûlés ou pulvérisés puis enterrés ou utilisés comme engrais.

L’utilisation des archives administratives fait partie du droit depuis des siècles. Il est apparu au 12ème siècle lorsque la loi anglaise a été codifiée. La loi est toujours en vigueur aujourd’hui, et elle n’est pas seulement utilisée par les gouvernements :

  • la destruction physique : qui consiste à déchiqueter des documents et à les détruire en les brûlant;
  • le dégât des eaux : qui peut être fait en utilisant de l’eau ou en utilisant des produits chimiques;
  • la démagnétisation : qui détruit les données sur les bandes magnétiques ou les disques durs en y faisant passer un énorme courant;
  • la désinfection : où les virus sont supprimés des données avant d’être détruits.

Pourquoi détruire d’archive administrative ?

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Les archives administratives ne sont pas toujours détruites. Dans certains cas, ils sont conservés à des fins historiques, par exemple lorsque c’est le seul moyen de prouver un cas. Mais il existe de nombreux autres cas où ils devraient être détruits et c’est sur quoi cet article se concentrera.

Les archives administratives se trouvent dans de nombreux endroits et à différents niveaux d’organisation. Ils peuvent être trouvés dans le bureau d’un responsable des ressources humaines, d’une agence gouvernementale ou même dans votre ordinateur portable personnel.

Tous ces lieux peuvent avoir leurs propres raisons de conserver des archives administratives, mais cela ne signifie pas qu’elles doivent toujours rester intactes.

La destruction des archives administratives

Alors que certains soutiennent que cela devrait être fait parce que cela faciliterait le processus d’archivage, d’autres disent qu’il serait irresponsable de détruire tous les documents sans une recherche appropriée.

Au cours des dernières décennies, les organisations ont numérisé leurs archives administratives. Les avantages de la numérisation de ces archives comprennent un coût de stockage et de récupération moindre, ainsi qu’une meilleure préservation des actifs numériques. Vous pouvez donc numériser votre archive administrative avant de le détruire.

Il existe de nombreux cas où les organisations n’ont pas encore numérisé leurs archives, mais sont encore en train de le faire.

Ces organisations sont souvent confrontées au dilemme de savoir quoi faire de leurs anciens documents lorsqu’ils ne peuvent plus être lus ou utilisés par quelqu’un d’autre dans l’organisation.

Nathalie
Je suis Nathalie, couturière amateure depuis plus de 15 ans. Je partage mes découvertes sur mon blog avec une prédilection pour la couture, le DIY (do it yourslef) ou encore les voyages en famille. J'essaie également de partager et trouver des bons plans sur Internet. J'aime beaucoup le monde du textile et je me régale à coudre chaque jour ! Je voyage souvent avec ma famille que j’adore et j'essaye d'utiliser internet au maximum pour y trouver des bonnes affaires que je partage avec vous :)

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